Jak migrovat data z Excelu do systému
Přechod z tabulek na plnohodnotný systém působí děsivě, ale zdaleka nemusí být. Provedeme vás celou migrací dat z Excelu přehledně krok za krokem.
2 min čtení
Většina firem spravuje vozový park nejdřív docela obyčejně v Excelu. Nějakou dobu to spolehlivě funguje, jenže jak vozidel přibývá, tabulka začne žít vlastním životem: verze se množí, vzorce se rozbíjejí a nakonec už nikdo neví, který soubor je vlastně ten aktuální. Přechod do FleetBoxu tyhle bolesti řeší, ale samotná migrace dat bývá to, čeho se lidé bojí ze všeho nejvíc. Přitom jde o naprosto zvládnutelný proces.
Než začnete přenášet
Migrace je zároveň ideální příležitost pořádně si uklidit data. Než cokoli nahrajete do systému, projděte si celou tabulku, vyřaďte vozidla, která už dávno nevlastníte, a doplňte chybějící údaje. Sjednoťte také formáty zápisu, hlavně u dat a u SPZ, kde bývá nejvíc nepořádku. Čistý vstup totiž znamená čistý start a ušetří vám spoustu hodin zbytečného dohledávání a oprav později.
Jak přenos probíhá
Samotný import je díky předpřipravené šabloně naprosto přímočarý a zvládne ho i naprostý začátečník. Data z Excelu jen srovnáte do správných sloupců podle vzoru a systém je následně načte všechna najednou.
Tip
Mějte celý vozový park pod kontrolou
FleetBox spojuje vozidla, termíny, servis, tankování i GPS na jednom místě – a AI asistent v češtině odpoví na dotaz z vašich dat. Vyzkoušejte na vlastní flotile.
- stažení importní šablony a doplnění vašich dat do připravených sloupců
- kontrola termínů STK, pojistek a stavů tachometru ještě před nahráním
- ověření náhledu importu, než se všechny záznamy definitivně uloží
Po migraci nekončíte
Jakmile jsou data bezpečně v systému, začíná ta výrazně příjemnější část celého přechodu. Vozidla automaticky dostanou hlídání termínů, řidiči získají přístup do svého portálu a vy konečně přehledné reporty na pár kliknutí. To všechno vám statická tabulka nikdy nedala a ani dát nemohla. Doporučujeme starý Excel ještě nějakou dobu nechat jako zálohu pro klid v duši, ale pracovat už výhradně ve FleetBoxu, ať se data znovu nezačnou rozcházet a rozpadat do několika verzí.
Migrace není o pouhém překopírování buněk, ale o tom, že se z mrtvé tabulky konečně stane živý systém.
Přechod z Excelu je tedy jednorázová investice pár hodin, která se vám vrátí každý další měsíc provozu. Místo věčného hlídání verzí souboru a ručního počítání získáte systém, který data drží na jednom místě a spolehlivě je hlídá za vás. A pokud si přesto s importem nevíte v něčem rady, rádi vás jím provedeme osobně krok za krokem až do konce.
Správa vozového parku s AI
Zkuste FleetBox na svém vozovém parku
- Vozidla, termíny, servis i tankování na jednom místě
- AI asistent v češtině – zeptáte se, on odpoví z vašich dat
- Od 59 Kč za vozidlo měsíčně, bez závazků